InvitYou, la plateforme de gestion d’évènements professionnels

Par 14 octobre 2015E-marketing
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InvitYou est une plateforme de gestion d’évènements professionnels qui permet aux entreprises de créer, administrer et analyser leurs évènements B2B : colloques, inaugurations, lancements de produit, conférences, salons professionnels, séminaires et soirées évènementielles.

Au-delà de l’infrastructure technique, InvitYou constitue un outil marketing adapté pour la prospection commerciale, la collecte de données ciblées et la mise en valeur de la marque.

En effet, des milliers d’invitations nominatives peuvent être ainsi envoyées à partir d’un fichier de prospects appartenant à l’organisateur. Selon le type d’événement, InvitYou propose un service sur mesure de recrutement de participants qui repose sur l’e-mailing, la diffusion sur les réseaux sociaux et les places de marché par exemple.

La collecte de données, quant à elle, s’effectue par 3 points d’entrées: le formulaire d’inscription, l’application d’émargement et l’enquête de satisfaction. Enfin, les datas recueillies permettent d’enrichir la base de données de l’organisateur afin que ce dernier puisse intégrer sa stratégie événementielle à son développement commercial.

InvitYou, comment ça marche ?

Avant l’évènement

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Grâce à InvitYou, vous pouvez créer très simplement un site web évènementiel en marque blanche, adapté aux tablettes et smartphones, disposant de son propre nom de domaine et hébergé sur la plateforme (en fonction de la formule choisie).

Le site web comprend un formulaire d’inscription entièrement configurable afin de collecter les données qui comptent pour vous (questions à choix unique ou multiple, réponses pré-déterminées, fixation de quotas etc.).

InvitYou vous accompagne aussi dans la programmation de vos invitations nominatives, e-relances et e-remerciements, qui sont susceptibles d’afficher plusieurs types de contenus : textes, visuels, sponsors, speakers.

Il est à noter que vos invités ont la possibilité d’imprimer leur badge (format A4 plié en 4, avec ou sans QR code) avant l’événement pour gagner du temps. Une impression directement sur site est également possible. Différents formats de badges peuvent être proposés.

Pendant l’événement

Munie d’une tablette et d’un stylet, vos hôtesses ont à leur disposition une application mobile pour contrôler l’accès à votre événement soit en scannant le QR code soit en pointant à la main le nom de vos invités.

Vous pouvez optimiser votre logistique et offrir un accueil personnalisé grâce aux statistiques de fréquentation obtenues en temps réel (personnes arrivées, nouveaux inscrits, personnes VIP, journalistes, taux de remplissage de la salle etc.)

Une seconde application « plan de table » permet à l’organisateur de placer stratégiquement ses invités avant et pendant l’événement, lors des repas assis.

Enfin, vos participants disposent d’une application mobile pour savoir qui participe à l’événement, échanger des cartes de visites numériques ou encore connaître le programme.

Après l’événement

Lorsque votre manifestation est terminée, il ne vous reste plus qu’à envoyer une carte de remerciement sur laquelle figure notamment un lien renvoyant vers une enquête de satisfaction. Les réponses vous aideront à optimiser vos prochains évènements.

Sachez qu’il est aussi possible d’adresser des newsletters thématiques entre deux organisations afin de présenter vos nouveautés et maintenir une relation continue qui favorisera les prochaines inscriptions.

Enfin, toutes les statistiques sont centralisées sur un tableau de bord et les nouvelles données exportables au format Excel.

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Note : article sponsorisé.

Isabelle Mathieu

A propos de Isabelle Mathieu

Isabelle Mathieu dirige un cabinet de conseil spécialisé dans les audits, les stratégies et les formations en médias sociaux. Elle édite Emarketinglicious.fr depuis 2010 et est régulièrement interviewée à titre d'expert sur des problématiques social media: l'Express, 01Net, 20minutes etc. En 2012, Isabelle Mathieu a été élue dans le Top 10 des influenceurs européens par Salesforce et en 2013, mentionnée comme l'un des experts marketing européens par Hubspot.